Serviços

Guarda de Documentos

A AE oferece o serviço de guarda de documentos e gerenciamento de arquivo físico para empresas que buscam segurança, controle, melhor aproveitamento do espaço físico e agilidade de acesso às suas informações. Através do cadastramento dos documentos, indexação e de um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) nós localizamos seus documentos arquivados na velocidade que o seu negócio necessita. Todos os documentos são cadastrados e arquivados em caixas numeradas e dispostas de acordo com um mapeamento prévio da necessidade de cada cliente.

Os documentos são guardados em estantes, organizadamente distribuídas em galpão, com infraestrutura apropriada, com variáveis ambientais controladas, protegidos da umidade, pragas e com um sistema específico de prevenção de incêndio. Todo o acervo é protegido 24 horas (24x7) por sistema de segurança e vigilância para garantir a confidencialidade das suas informações.

A gestão e o acesso às informações arquivadas são possíveis através de software de GED web ou através de email, em que o cliente poderá acessar via internet com praticidade e segurança o seu acervo arquivado.

Digitalização

Visando agilizar o processo de consulta e garantir a perpetuidade da informação, a AE oferece o serviço de digitalização, que consiste na conversão de documentos físicos em arquivos digitais. Esse processo concede agilidade na consulta de informações por meio da indexação dos arquivos digitalizados.

Todos os documentos são preparados e digitalizados por equipamentos específicos (scanner de produção) para oferecer aos clientes imagens com qualidade e clareza da informação.

Os arquivos digitais são salvos em servidor e em HD de backup periódico, garantindo assim a segurança das informações de sua empresa e a integridade do documento original, devido à redução do desgaste resultante de seu constante manuseio.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

A AE possui um sistema que possibilita o gerenciamento físico e digital do seu acervo, o que proporciona a localização e visualização dos documentos em tempo hábil. O sistema GED possui plataforma web, que permite o acesso ao arquivo digital via internet através de software de fácil navegação e com trocas de informação criptografadas impossibilitando o vazamento de informações confidenciais. Todos os documentos cadastrados no sistema são indexados e/ou transformados em arquivos com reconhecimento óptico de caracteres, ferramentas essas, que proporcionam:

• Agilidade no processo de busca
• Consulta de documentos digitais
• Emissão de relatórios específicos
• Controle de empréstimos
• Controle de expurgo

Guarda de NFe

De acordo com a cláusula décima da SINIEF 07/05, todos os emitentes e destinatários de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), deverão guardar o arquivo digital XML pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora de sua empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. O armazenamento em computadores, pendrives ou HDs expõem os arquivos de sua empresa a vários riscos, como perda, roubo, descarga elétrica e defeitos mecânicos.

A AE oferece às empresas o serviço de armazenamento e gestão desses arquivos com total segurança, organização e agilidade de consulta.

Os arquivos serão armazenados em datacenter e gerenciados através de software de fácil navegação, por onde o cliente terá acesso online 24x7 a todo seu arquivo digital precisando apenas de acesso à internet.

Conheça algumas das vantagens de se guardar as NFe com a AE Gerenciamento de Arquivos:

• Maior segurança dos arquivos digitais;
• Backup periódico dos servidores;
• Acesso online 24x7 através da internet;
• Trocas de informações criptografadas.

contato@aearquivos.com.br

(32) 3214-8023

Copyright © 2013 AE Gerenciamento de Arquivos. Todos os Diretos Reservados